E-Mail-Management: Ich bin dann mal kurz Herakles

Die E-Mail ist die Hydra moderner Kommunikation. Scheinbar unsterblich, scheinbar unersättlich, scheinbar unzähmbar. Scheinbar.

Gerade wir Journalisten sind auf Kommunikation angewiesen. Wir reden mit Informanten, Presse-Agenturen, Verlagen. Dass das mittlerweile nicht mehr nur über das Telefon passiert, ist schon eine Entlastung. Doch die Masse an Mails, die täglich in der Inbox landet, ist erdrückend. Teilweise schreibt der selbe Absender mehrmals am Tag, weil ihm immer wieder Ergänzungen einfallen. Hat man eine Mail bearbeitet, sind mittlerweile weitere eingetrudelt. Es scheint zu sein, wie Herakles‘ Kampf gegen die Hydra: Man schlägt einen Kopf ab, zwei wachsen nach …

Doch mit etwas Disziplin bekommt man seine Mail-Inbox in den Griff und verwandelt sie in ein herrliches Loch gähnender Leere. In jedem von uns steckt ein kleiner Herakles. Und der hat die Hydra am Ende auch besiegt.

Hier die vier schärfsten Waffen im Kampf gegen die unendliche E-Mail-Flut:

1. Niemals als erste Handlung des Tages Mails checken

Sie bedrohen die tägliche AWD-Liste (siehe Effektiv arbeiten, Teil eins) mit noch mehr To-Do’s – bevor man ein auch nur eines davon lächelnd eliminiert hat. Und nicht vor 10 Uhr morgens beantwortete Mails bringen einen – gelinde gesagt – selten in eine lebensbedrohliche Situation.

2. Der Mensch gibt den Takt vor

Dreimal am Tag seine Mails zu checken reicht lässig – am besten immer zur selben Zeit, zum Beispiel um 10, 14 und 17 Uhr. Ruhig Blut: Auch nach 17 Uhr nicht sofort beantwortete Mails sind selten existenzgefährdend. Wirklich wichtige Kommunikationspartner informiert man über den persönlichen Mail-Check-Rhythmus.

3. Schnell handeln

Das Ziel ist eine leere Inbox. Türmt sich der Mail-Berg unübersichtlich hoch, heißt es: nicht chronologisch, sondern nach Absendern sortieren. Das bündelt sie thematisch und erleichtert das Abarbeiten.

Weiter geht es mit Mail öffnen, maximal fünf Sekunden nachdenken, dann einen der folgenden Schritte ausführen:

• löschen
• archivieren
• Ist eine Handlung nötig, die weniger als eine Minute dauert (zum Beispiel antworten, einen Termin im Kalender eintragen, unerwünschte Mails mit einem Filter aus der Inbox zu verbannen oder das Abo unerwünschter Newslettern zu kündigen): Tun! Danach löschen oder archivieren.
• Ist eine Handlung nötig, die länger dauert: Die Mail mit einem Stern oder sonstigem Symbol markieren und in den To-Do-Ordner verschieben.

Bleibt man konsequent, dauert es ein paar Minuten und die Inbox ist leer. Check! Ein herrlicher Anblick.

Aber so verlagert man das Problem doch nur von einem Ort an den anderen – höre ich Kritiker sagen. Und: Was macht es für einen Unterschied, ob ich die To-Do-Mails als ungelesen markiert in meinem Posteingang lasse oder woanders platziere?

von Gilles Rousselet (Achenbach Foundation for Graphic) [Public domain], via Wikimedia Commons

4. Den To-Do-Ordner als Standardansicht im Mailprogramm einstellen

Die Inbox wird nur noch besucht, um sie so schnell wie möglich wieder zu leeren. Und nicht vergessen: Am Ende immer das Mailprogramm schließen. Immer.

Einmal daran gewöhnt, hat man Mitleid mit jenen, die es nicht tun. Und gewinnt Zeit. Vielleicht sogar genug, um sich mal wieder in die Abenteuer der griechischen Mythologie zu stürzen …

P.S. Dieser Artikel ist Teil 2 unserer sechsteiligen Serie „Tricks und Tools für Journalisten“. Teil 1 findet Ihr hier. Und Teil 3 hier